Communicatie op de werkvloer

Luisteren klinkt simpel, maar is vaak moeilijker dan gedacht. Het gebeurt bijvoorbeeld regelmatig dat we onze gesprekspartner onderbreken als we het met ze oneens zijn.

Iemand die geen kans krijgt om uit te praten, heeft het idee dat er niet naar hem/haar geluisterd wordt. Daarbij zal iemand die onderbroken wordt nooit geloven dat je hun punt helemaal begrepen hebt.

Door de ander zijn/haar verhaal te laten afmaken en goed te luisteren naar de kern van het verhaal voelt je gesprekspartner zich gewaardeerd en zal de ander meer begrip hebben voor het punt dat jij maakt. Goed luisteren is essentieel om een verhaal te begrijpen en goede vragen te kunnen stellen. Dat zorgt er vervolgens weer voor dat het gesprek meer diepgang krijgt, waardoor je tot betere ideeën komt en/of betere beslissingen kunt nemen.

Probeer te voorkomen dat je alleen luistert om vervolgens zo spoedig mogelijk zelf aan het woord te komen of om te kunnen reageren. Dit kun je doen door met volle aandacht bij de ander te zijn, vragen te stellen en eventueel een hand of vinger op je mond te leggen als reminder dat je deze dichthoudt.

Bij een meningsverschil tussen collega’s zijn er altijd twee of meerdere kanten. Als er geen overduidelijke keuze is, dan is het lastig om een keuze te maken. Het beste wat je dan kunt doen is geen kant kiezen, maar (indien mogelijk) op zoek te gaan naar een gezamenlijke oplossing waarbij de overeenkomsten worden gedeeld in plaats van de verschillen. Het is niet altijd mogelijk, maar probeer een win-win te zoeken. Benadruk vervolgens de overeenkomsten van de twee kanten zodat beiden betrokken zijn bij het resultaat.

Merk je dat het niet om een meningsverschil gaat, maar om geroddel bijvoorbeeld, bedenk dan hoe het voor jou zou zijn als er zo over jou gepraat wordt? Ga ook hierin niet zomaar mee. ‘Praat met iemand, niet over iemand’. 

Wil je meer leren over de achtergrond van een situatie of zicht krijgen op wat er speelt, stel dan vragen aan de betrokkene(n). 

Regelmatig gaan discussies of vergaderingen over problemen en hoe deze tot stand zijn gekomen. Natuurlijk is het van waarde om hier over te praten, maar de oplossing is veel belangrijker. Als de focus op de problemen ligt is de kans groot dat er naar elkaar gewezen wordt en er conflicten ontstaan. Een betere aanpak is door op zo'n moment in oplossingen te denken en te communiceren. 

Oplossingsgericht communiceren is je uitspreken in de vorm van oplossingen. De focus op oplossingen maakt de weg vrij voor een positieve en effectieve manier om vooruitgang te boeken. Leg daarom geen problemen op tafel, maar oplossingen!

Heb je geen idee wat een oplossing zou kunnen zijn voor een probleem, stel dan wederom vragen. Wellicht kom je er dan achter welke oplossing zou passen of wie weet, zet je je collega’s hiermee ook aan het denken.

Iedereen maakt fouten, jij ook. Als je dit overkomt terwijl je collega’s toekijken, is het maken van een fout vervelend. Het kan ook zijn dat jouw fout vervelende consequenties met zich meebrengt. 

Het niet toegeven van een fout en/of geen excuses aanbieden is echter een veel grotere ergernis. Vaak speelt onze trots hier een rol in. Als we onze fouten niet toegeven dan blijven we vastzitten, luisteren we niet meer en ontstaan er conflicten. 

Neem je verantwoordelijkheid. Wees de persoon die kan toegeven dat je ongelijk had en communiceer dit ook. Wanneer je dit doet, zul je merken dat je sneller gewaardeerd wordt, de betrokkenen gelukkiger zijn en de problemen veel makkelijker op te lossen zijn. Het toevegen van je fout bied je namelijk ook meteen de mogelijkheid om met een oplossing te komen.

Positief zijn is niet altijd even makkelijk, iedereen heeft goede en slechte dagen. Toch zul je merken dat als je zelf een positieve houding aanneemt, je veel positiviteit om je heen zult ervaren. Dit werkt ook andersom, een negatieve houding trekt negativiteit aan. 

Door een positieve houding aan te nemen zorg je ervoor dat mensen zien dat je openstaat voor contact. Je collega’s voelen zich hierdoor prettig, vertrouwd en zijn ze sneller geneigd om zich open te stellen. Zorg voor een open lichaamshouding, gebruik positieve termen, lach veel en maak veel oogcontact. Een positieve houding zorgt er daarnaast ook voor dat je met meer plezier naar je werk toe gaat.

Merk je dat je door collega’s of de werksfeer toch in het negatieve getrokken wordt, vraag jezelf dan af wat jij nodig hebt om hier (weer) uit te komen. Je zult merken dat als jij verandert of hier niet in meegaat, de ander ‘gedwongen’ wordt om ook anders te gaan communiceren of ander gedrag te vertonen. 

Feedback speelt een grote rol in de communicatie. Als feedback op een negatieve manier gegeven wordt, dan kan er veel frustratie loskomen en kan dit leiden tot verhitte discussies. 

Een andere grote fout is het vermijden van feedback. Als mensen op de werkvloer hun negatieve feedback niet uitspreken, komt dit de werksfeer zeker niet ten goede. Een goede eerste stap is het vragen naar feedback op je eigen gedrag en functioneren. En ja, hier zullen waarschijnlijk ook kritische dingen naar voren komen. Probeer dit te zien als opbouwende kritiek en accepteer dat een ander dit op deze manier ervaart. Blijf luisteren, laat het bezinken en bedank de ander voor het geven van zijn/haar mening. 

Door zelf te vragen naar feedback zullen collega’s meer openstaan voor jouw feedback. Let altijd op de timing van het geven van je feedback. Zorg dat je voldoende tijd hebt en schiet het niet ergens kort tussendoor. Bespreek daarnaast altijd het gedrag van de persoon en niet de persoon zelf. Zoek een goede verhouding tussen positieve en negatieve feedback.

Het helpt je als je feedback krijgt of geeft, door bij de feiten te blijven en voorbeelden aan te geven of om hiernaar te vragen. Met een opmerking als ‘je bent altijd te laat’ kun je over het algemeen niks mee. Zeker als net toevallig vandaag op tijd was. Als je te horen krijgt, ‘we beginnen hier elke dag om 9 uur en deze week kwam je maandag, dinsdag en woensdag’ om half 10 binnen’ dan is dit gerichter en kun je bijvoorbeeld in dit voorbeeld, kijken naar een oplossing zodat het je lukt om wel alle dagen op tijd te komen.

Op de werkvloer zijn er veel mensen die zich ondergewaardeerd voelen. Vaak worden ze niet echt ondergewaardeerd, maar ervaren zij dat wel zo, omdat de waardering veel te weinig gecommuniceerd wordt. Door vaker complimenten te geven aan je collega’s geef je persoonlijke aandacht en waardering. Hierdoor raken je collega’s gemotiveerd en kom jij opmerkzaam en aardig over. 

Probeer duidelijk en opvallend te complimenteren. Daarmee leg je het onderscheid tussen een echt compliment en een opmerking tussendoor. Ook hierbij geldt, vermijd ten alle tijden het roddelen over collega’s. Je komt slecht over en als je collega’s erachter komen dat je achter hun rug om kritiek levert maak je een hoop kapot binnen de bedrijfssfeer.

In relatie tot feedback geven, onthoud: ‘praise in public, punish in private’. Oftewel geef dus gerust een compliment waar meerdere mensen bij zijn, maar probeer negatieve feedback één-op-één te geven. 

Sommige mensen spreken zich een stuk makkelijker uit dan anderen en het zijn vaak dezelfde personen die het voortouw nemen in vergaderingen en discussies. Deze personen overschaduwen de wat voorzichtige personen in een vergadering. Voorzichtige personen hebben vaak net zulke goede ideeën, argumenten en inzichten als anderen, maar zijn bijvoorbeeld te bang om deze te delen. 

Door standaard iedereen een beurt te geven en te betrekken in vergaderingen, voorkom je dat de voorzichtige collega’s op de achtergrond acteren. Geef bij elke meeting iedereen de kans om zich uit te spreken en collega’s zullen meer open durven te spreken.Collega's zullen hierdoor waarschijnlijk ook beter met elkaar gaan communiceren. 

Geeft niet iedereen jou een kans, door bijvoorbeeld een idee van tafel te wuiven met de opmerking ‘hebben we geprobeerd, maar dat werkt hier niet’ bijvoorbeeld. Stel dan vragen. Wanneer was dit? Wat is er toen ondernomen? Wat heeft wel en niet gewerkt? En waarom? Je kunt vervolgens gemakkelijker inschatten of jij / jouw idee toch een kans verdient. 

Goed communiceren staat niet gelijk aan veel communiceren. Duidelijkheid in je communicatie is beter dan onnodig lange of gedetailleerde verhalen. Dit voorkomt verwarring en irritatie. Leg de focus op de kern van je verhaal en communiceer in eerste instantie op een manier waardoor de boodschap meteen duidelijk is. Je collega’s kunnen altijd doorvragen op je verhaal en om toelichting vragen.

Houd hierbij wel rekening met cultuurverschillen binnen de organisatie waar je werkt. Als je alleen maar Nederlandse collega’s hebt, zal niemand het raar vinden als je ‘direct’ bent in je communicatie. Werk je in een internationaal gezelschap, dan kan dit gevoeliger liggen. Probeer af te tasten wat de beste manier is, hoe je iets brengt.

Afdelingen en teams die samenwerken presteren beter dan teams die niet goed met elkaar overweg kunnen. Samenwerken is daarom essentieel op de werkvloer. Een van de belangrijkste punten om goed samen te werken is goede communicatie. De bovenstaande punten zijn hierop daarom uiteraard allemaal van toepassing.